IMPORTANCIA DEL ORDEN EN LA OFICINA

¿Cómo mantener una oficina ordenada? Aqui algunos tips:

- Desecha a la basura todo lo que no sirve y quédate solo con lo escencial.

- Si tenemos todo lo escencial en orden, vamos a encontrar las cosas más rápido y seremos más eficientes. Ten presente siempre esta frase “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

- Si tenemos de forma ordenada todos los elementos esenciales en un lugar conveniente, seguro y ordenado debemos mantener cada cosa allí y no dejarla fuera de su sitio. Así evitaremos el extravío de documento, e impediremos posibles accidentes.

- Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de una ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de ítems que se permite.

- Cada pared debe estar numerada, utilizando nombres como Pared A-1 y Pared B-2. La colocación de las diversas herramientas, suministros y trabajos en procesos deben estar ubicadas de acuerdo a las señales o marcas especiales. Las marcas en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas para el trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso para delinear el área para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el volumen máximo de ítems. Al mismo tiempo, cualquier desviación del número de cajas señalado se hace evidente instantáneamente. Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrían pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso.

- El pasadizo también debe señalizarse claramente con pintura, al igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada allí.

- Es muy común en áreas administrativas el extravío de documentación, contratos y otro tipo de documentación por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante pérdida de tiempo, como también la ausencia de documentación de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes internos o externos.

Cuéntanos, ¿cómo mantienes ordenada tu oficina? Comenta tu caso o algún aporte que puedas ofrecer, abajo en comentarios.